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アイデア提出効率化【意思集約システム】

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下位組織が上位組織に意見を提出する際の効率的な仕組みについて考察しました。以下はあまり時間をかけずに考えたものなので、いずれ本格的な考察を追加でアップしたいと考えています。

 

意見提出流れ

【以下の流れを下位組織内で繰り返して意見を洗練させる
1.各個人内での考察(二回目以降は3において集約された情報を見て、それに不足している情報等を考察する)

2.下位組織におけるアイデア提出用の場にそれを提出(意見のみではなく他者に考えてみてほしい疑問当も提出して良い

3.集約(2で出たアイデア及び前回の集約におけるアイデアをまとめる)

以上の各段階の実施タイミングは、2については定期的に行うようにし、3についてはそれに付随して行うようにすることが考えられる。しかし一方でそれは必然というわけでもないと思われる。例えば2のアイデアの提出は時期を決めずにいつでもだれでも行えるようにしても良いはずである。


4.文書化&提出
集約された文章を提出用の形にまとめなおしたうえで、上位組織に提出する。

 

提言内容効率化

誰しも自身が持っている時間には限りがある。とりわけ上位の立場の者は他の多くの下位の立場の者からも意見を受け取らなくてはならないために時間不足の傾向は強くなる。従って、上位の立場の人あるいは組織に提出するアイデアの内容はコンパクトかつ簡易にすることが好ましい。以下ではその方法について説明する


提出する文章内部の重複する情報を削除する
文章の読みやすさに差し支えない範囲で、重複する情報を削減し、文章を手早く読めるようにする


重要な情報を優先的に読めるようにする
重要情報と非重要情報を分けて表示し、上位者の意見の受取人が自身が持つ時間に応じて重要な情報を優先的に読めるようにする。
各アイデアを概要と詳細情報に分けて記録し、通常は概要のみを確認できるようにし、その後詳細情報を読みたくなったときには概要から飛べるようにする


相手が既に知っているアイデアを提出することを避ける
どのアイデアを相手が既に知っているかについては完全に確認することは難しいと思われるが、できる範囲でそれを確認する(例えば相手が既に何らかの手段で自身のアイデアを公開しているのであればそれを読むと良いだろう)。そして提出用の文章に相手にすでに知られているアイデアがあるのならばそれを省いて提出する。

上位の立場の者が積極的にどのようなアイデアを出してほしいか、どのようなアイデアが既に考えられているかを下位の立場のものに公開することも組織における意見の集約の効率化に寄与するだろう。

 

 

 

 

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